Pengertian MS. Access 2007

Pengertian Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2007adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yangbesar.

Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satudengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional.Relasi antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key 

.Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft Accessversi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yanglebih simpel dan efisien. Userinterface (UI) baru ini dirancang untuk membantu Anda bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang ada.

Pengertian Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah., dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access. Para pengguna/programmer yang telah berpengalaman  dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang berpengalaman  dapat menggunakanya karena Microsoft Accsess merupakan   program yang telah disetting sedemikian rupa agar para penggunanya baik dari para programmer yang handal atau tidak. Access juga menawarkan  teknik-teknik pemrograman berorientasi objek..

Penjelasan sejarah

Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada  1992 dan dikeluarkan pengembangan aplikasi berikutntya yang telah disempurnakan dengan mengeluarkan model 2.0  Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4Mb dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8Mb. Versi 2.0 dari Microsoft Access ini dilengkapi dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44Mb.

Piranti lunak ini beroperasi  dengan kemampuan  baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kelemahan di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 Mbsering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700)Mbhal itu dapat . disebabkan oleh driver perangkat yang telah ketinggalan zaman  atau konfigurasi yang kurang pas .

Kode nama  yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang diperoleh  sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat bentuk antarmuka yang digunakannya adalah Ruby. Bill Gates melihat adanya perkembangan tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas.

Tampilan Microsoft Access 2007

 

 

Komponen Utama (Object)

1. Table

Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.

Table terdiri atas :

a. Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.

b. Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.

2. Query ( SQL / Structured Query Language )

Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data.

Query dibedakan menjadi 2, yaitu :

• DDL ( Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya.

• DML ( Data Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database.

3. Form

Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

4. Report

Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.

Tipe Data

Field – field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam Access, yaitu : 

1. Text

Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter tiap fieldnya.

2. Memo

Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa diurutkan/diindeks.

3. Number

Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematis.

4. Date/Time

 (Semua data dalam bentuk tanggal dan waktu)

5. Currency

(data angka yang di format dalam bentuk mata uang)

6. Auto Number

(Menampilkan nomer urut secara otomatis)

7. Yes/No

 (Data dalam bentuk logika True/False, On/Off).

8. OLE Object.

 OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Atau menyimpan data dalam bentuk gambar.

9. Hyperlink

 (Digunakan sebagai alamat hyperlink dalam jaringan web)

10. Lookup Wizard

Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combo box.

Membuka Microsoft Access & Membuat Database (New Project)

Langkah – langkah untuk membuka Microsoft Access dan membuat database :

1.       Click Start >> All Program >> Microsoft Office >> Microsoft Access 2007

2.       Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access seperti gambar di bawah ini, lalu click Blank Database untuk membuat database.

3.       Membuat database Buku.accdb kemudian click tombol create.

 

 

Membuat form dan query

Membuat table dan report

Membuat Table

Langkah – langkah untuk membuat tabel :

1.       Click tab Create pada jendela

2.       Click Table Design pada ribbon Tables

3.       Masukkan nama field beserta tipe datanya, kemudian simpan tabel (Ctrl+S)

4.       Kemudian click ribbon View pada tab Home, lalu pilih Datasheet View untuk masukkan data ke dalam table

Primary Key

Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.

Contoh Kasus :

• NIM dalam tabel Mahasiswa merupakan nilai unik yang tidak mungkin bersifat ganda. Karena setiap mahasiswa memiliki NIM yang berbeda antara mahasiswa yang satu dengan mahasiswa yang lain.

Foreign Key

Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak.

Contoh Kasus :

• UKDW memiliki banyak fakultas yaitu Teknik, Biologi, Ekonomi, Teologi. Dimana satu fakultas dapat dimiliki oleh banyak mahasiswa (One to Many). Relationship antar tabel dapat digambarkan sbb :

Pada Gambar diatas terdapat relationship antara tabel Mahasiswa dan Fakultas. Masing-masing tabel memiliki primary key. NIM merupakan primary key pada tabel Mahasiswa sedangkan ID_Fakultas merupakan primary key pada tabel Fakultas dan foreign key pada tabel Mahasiswa.

Membuat Form

Form adalah komponen utama yang terintegrasi secara khusus dan berfungsi sebagai :

1.       Menginputkan data

2.       Mengedit dan menampilkan data

3.       Mengontrol application flow

4.       Mencetak informasi.

Langkah – langkah untuk membuat form :

1.       Click tab Create pada jendela

2.       Click More Form pada ribbon Forms, kemudian pilih Form Wizard. Sehingga akan muncul kotak dialog Form Wizard.

3.       Memilih tabel yang atribut-atributnya akan digunakan.

4.       Click > atau >> untuk memilih atribut-atribut yang akan ditampilkan dalam form

5.       Memilih bentuk layout form kemudian click next.

6.       Memilih style form kemudian click next.

7.       Kemudian simpan form dengan nama Buku, lalu click finish.

8.       Untuk mengatur tampilan form dapat dilakukan pada tampilan Design View. Click tab Home, kemudian pada ribbons Views click Design View.

Sumber : sharingwithita.wordpress.com